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Sistema de almacén y dispensación robotizada para farmacias

Favorece la economía de espacio y tiempo en tu oficina de farmacia.
18 de diciembre de 2014
Sistema de almacén y dispensación robotizada para farmacias
Destacado

Las nuevas técnicas de almacenamiento y gestión de stocks que actualmente ya son habituales en algunos sectores, empiezan a ser aplicados de forma lenta pero firme en las oficinas de farmacias.

La necesidad de mejorar de su gestión, de reducir los tiempos de espera de los clientes y facilitar las tareas de la botica ha propiciado la aparición de los estos sistemas de dispensación automática de productos farmacéuticos.

En una farmacia es importante disponer de un proyecto en el que se desarrolle el sistema de dispensación automático de fármacos. Para la realización de estos proyectos es necesario realizar las siguientes tareas:

- Detectar cuales son las necesidades actuales a cubrir, las tendencias en gestión de farmacias y el análisis comparativo de las diferentes opciones de almacenamiento que se hallan en el mercado.

- Buscar soluciones innovadoras para conseguir un sistema de almacenamiento eficaz y de máximo rendimiento.

- Determinar los procesos y componentes mínimos que serían necesarios, para llevar a cabo todas las tareas de almacenamiento automático con la máxima fiabilidad, seguridad y rendimiento.

- Analizar la viabilidad técnica del control por PC con componentes estándar, sus características y su aplicabilidad.

- Comprobar que la solución propuesta tiene unos costes acordes a las características y ventajas que presenta.

¿Qué ventajas tiene disponer de un dispensador automático?

- Optimización del tiempo, reduciendo las labores burocráticas que no aportan ningún valor ni para el farmacéutico ni para el cliente como pueden ser el guardar, extraer y organizar los medicamentos. Este aspecto se agrava con la existencia de los genéricos en las que productos con marcas diferentes tienen la misma función y que por tanto es conveniente tener controlada su ubicación para considerarlos alternativos en caso de que de alguno de ellos no se disponga de stock.

- Mayor disponibilidad para una atención personalizada al cliente, con un mejor asesoramiento. Los licenciados de farmacia consultados han observado que aproximadamente un 60% del tiempo que dedican a la atención al cliente lo invierten en buscar y dispensar el medicamento.

- Control y gestión de stocks completamente automatizado con posibilidad de realizar inventarios automáticos, han de permitir la reducción de stocks para un mismo nivel de servicio, mejorando la gestión de las caducidades y lotes y evitando los problemas derivados de la acumulación innecesaria de productos: roturas, pérdidas, y obsolescencia.

- Aprovechamiento del espacio físico de la farmacia, aportando una reducción física importante de la zona dedicada a almacén y utilizando aquellos espacios que serían inviables si el almacenamiento se realizara de forma manual como pueden ser altillos, sótanos o espacios de difícil accesibilidad. El siguiente ejemplo muestra en una distribución antigua y nueva de oficina de farmacia, una reducción notable de la superficie destinada a la atención al público. A continuación se presenta un esquema del caso 1 (sin sistema de almacén y dispensación robotizado) y un esquema del caso 2 (con sistema de almacén y dispensación robotizado).

Sistema de almacén y dispensación robotizada para farmacias

- Aumento de empleabilidad de personas con algún tipo de disminución física donde el dispensador automático realiza las tareas que requeriría la intervención de una persona sin ningún tipo de minusvalía.

- Aumento de las ventas. Aproximadamente, las farmacias equipadas con dispensadores automáticos pueden aumentar sus ventas entre un 10 y un 20%, e incrementar las ventas adicionales porque los auxiliares y farmacéuticos pasan más tiempo con el cliente.

¿Cuáles son los inconvenientes de estos sistemas?

- La importante inversión y limitada vida media (unos 15 años) con retornos de inversión largos estimados en un periodo de 5 a 10 años dependiendo de los casos. 

- La no aceptación del 100% de los productos para ser almacenados automáticamente. El excesivo tamaño, las formas complejas o no regulares de los envases y los envoltorios deteriorados generalmente no permiten su entrada en el sistema.

- La pérdida de imagen y calidad percibida por los productos dispensados. La utilización de máquinas dispensadoras automáticas para los productos de parafarmacia son considerados por los clientes productos de poco valor añadido, que no requiere de un asesoramiento personalizado del farmacéutico.

Tipos de dispensadores:

Existen varios tipos de dispensadores actualmente en el mercado, con características específicas para cada tipo y que vienen condicionadas por la cantidad de referencias diferentes a gestionar y el volumen de operaciones a realizar.

Se diferencian entre ellos por sus capacidades, velocidades de operación así como su coste, y la aplicación de cada tipo es función de las características de la oficina de farmacia o de la farmacia hospitalaria correspondiente.

1. Sistemas para alta rotación y pocas referencias. Se recomienda para farmacias con gran afluencia de clientes y con un volumen de referencias automatizadas baja (aprox. <200 referencias). El principio de almacenamiento está basado en unos canales inclinados en donde se almacenan numerosas cajas del mismo artículo. 

La carga del almacén puede ser realizada de forma semi-manual o automáticamente por la parte posterior. Es el sistema de almacenamiento automático de menor coste comparado con los otros tipos, pero es excesivamente rígido a los cambios de referencias.

2. Sistemas caóticos para gran cantidad de referencias. Su principio de almacenamiento se basa en un puesto de almacenamiento individual en el que se deposita sólo un estuche de un artículo de poca demanda. La ubicación es gestionada por el sistema y se realiza de forma caótica sin asignaciones previas, ni limitaciones por número de referencias. El sistema más extendido está formado por estanterías planas en donde son depositados los estuches mediante pinzas. Al ser un sistema más exigente, tanto la carga como la descarga son completamente automáticas y estas se realizan mediante un mecanismo de pinzas.

3. Sistemas híbridos. Recientemente, y a partir de la experiencia adquirida en los primeros almacenes robotizados, han aparecido sistemas híbridos que son una combinación de los dos sistemas anteriores. El resultado es un producto que abarca todas las posibilidades: almacenamiento masivo de pocas referencias con gran rotación de stock y almacenamiento caótico para gran cantidad de referencias con poca rotación.

Autor: Escaparatix
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